Membuat invoice / faktur juga dapat dilakukan lewat sistem pembayaran dunia, PayPal. PayPal menyebutnya sebagai Faktur, fungsinya adalah untuk membuat catatan pembelian para pembeli sebagaimana mestinya invoice. Namun saat ini pembuatan faktur PayPal hanya dapat dilakukan melalui situs web PayPal, belum tersedia untuk aplikasi PayPal smartphone.

Membuat faktur di PayPal dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:

1. Membuat faktur manual
2. Mengunggah dari template faktur yang sudah ada

Tapi pada postingan kali ini saya akan menjelaskan pilihan pertama terlebih dahulu yaitu membuat faktur secara manual, jadi, kita perlu menulis semua data yang diperlukan di dalam faktur ini secara online melalui situs web PayPal.

Untuk memulainya, silahkan login ke akun PayPal di browser / desktop / laptop seperti biasa >> pilih Kirim & Minta (jika menggunakan bahasa Indonesia) >> Buat Faktur. Di halaman ini akan menampilkan semua faktur yang pernah dibuat, jika pernah membuat faktur sebelumnya. Sentuh tombol +Buat >> pilih Faktur (atau langsung klik tombolnya), akan diarahkan ke halaman pembuatan faktur baru.

Membuat Faktur PayPal (Manual)

Mulai dari bagian teratas, Template Saya. Silahkan pilih template yang diinginkan, bisa pilih template yang pernah disimpan sebelumnya atau pilih template bawaan PayPal yaitu Faktur Untuk Jumlah dan Faktur Untuk Jam. Biasanya, untuk menagih pembayaran uang kita gunakan Faktur Untuk Jumlah. Jika pembayaran dihasilkan / dihitung perjam (seperti freelancer) biasanya menggunakan Faktur Untuk Jam. Jika tidak yakin, sebaiknya pilih yang default (Faktur Untuk Jumlah).

Selanjutnya, silahkan pilih logo perusahaan atau logo yang mewakili faktur ini.

Setelah itu, tentukan pengaturan faktur mulai dari nomor faktur sampai tanggal jatuh tempo. nomor faktur ini dapat ditentukan sesuai keperluan tapi jika saat ini menentukan nomor fakturnya 001 maka kedepannya akan otomatis menjadi 002 (tetap dapat dikustomisasi). Tanggal Faktur biasanya ditentukan di hari ini. Jika tidak ingin menggunakan jatuh tempo maka abaikan saja bagian Tanggal Jatuh Tempo nya.

Informasi Usaha Anda, ini adalah info dari bisnis yang kamu miliki dengan akun ini. Jika belum mengisinya di halaman Informasi Usaha, maka silahkan isi terlebih dahulu disini dan secara otomatis akan tersimpan sebagai info profil perusahaan.

Tagih Ke, pada bagian ini silahkan masukkan alamat email atau nama pengguna PayPal yang ingin dikirimkan tagihan ini. Jika ingin mengirim sekaligus ke beberapa pelanggan, maka klik +Tagih Beberapa Pelanggan.

Mau lebih cepat ? Tambahkan kontak ke buku alamat PayPal, supaya kedepannya cukup pilih kontak mana yang ingin ditentukan sebagai penerima. Lihat cara menambah kontak disini.

CC, ini sama seperti CC pada pengiriman email. Alamat email yang dimasukkan disini akan mendapatkan pemberitahuan mengenai faktur ini juga, biasanya diisi alamat email sebagai tembusan (misalnya bagian keuangan) atau kosongkan saja.

Pada baris Sesuaikan, silahkan pilih sesuai keperluan pada setiap menu tarik-turun yang ada.

Selanjutnya silahkan isi rincian dari tagihan yang ingin dimasukkan, beserta deskripsi jika diperlukan. Jangan lupa untuk memasukkan jumlah barang, harga satuan, dan pajak (jika menggunakan pajak).

Pada bagian Subtotal akan muncul hasil penjumlahan dari rincian harga tagihan yang dimasukkan diatas,

Perbolehkan Pembayaran Sebagian, jika pelanggan diperbolehkan membayar sebagian terlebih dahulu daripada langsung melunasinya, centang kotak ini. Biasanya ini dilakukan untuk uang muka (DP). Jika diperbolehkan, maka tentukan nominalnya.

Perbolehkan Pelanggan Untuk Menambahkan Tip, biasanya pelanggan ada saja yang ingin memberikan uang tip, silahkan centang ini. Jika tidak dicentang, pelanggan hanya diperbolehkan membayar sesuai yang ditagihkan (tidak boleh lebih, tidak boleh memberi uang tip).

Jika ingin memberikan catatan kepada penerima / pelanggan yang dituju, silahkan masukkan pesan di kolom Catatan Untuk Penerima.

Jika ingin memasukkan syarat dan ketentuan silahkan masukkan di kolom Syarat dan Ketentuan.

Klik tombol Lampirkan File jika ingin menyisipkan berkas bersamaan dengan faktur ini.

+Tambah Memo Untuk Diri Sendiri, kolom ini hanya dapat terlihat pengirim. Biasanya saya gunakan kolom ini untuk memberikan catatan untuk saya sendiri mengenai faktur ini, penerima tidak dapat melihat memo ini.

Jika telah selesai dengan semua urusan diatas, biasanya saya lakukan preview / pratinjau terlebih dahulu. Klik tombol Pratinjau untuk meninjau bagaimana faktur ini akan terlihat oleh penerima. Jika ingin langsung mengirimnya, sentuh tombol Kirim dan pilih bagaimana ingin mengirim faktur ini. Pilih Kirim Melalui PayPal jika ingin mengirim faktur melalui sistem email PayPal, pilih Bagikan Tautan Sendiri jika ingin mengirim secara terbuka dengan mengirimkan link tautan ke faktur ini.

Setelah faktur berhasil terkirim, pengirim dan penerima akan mendapatkan pemberitahuan tentang faktur ini. Faktur yang baru saja dibuat akan langsung tampil di halaman daftar faktur.

Jika ada pertanyaan “Apakah Saya Terkena Potongan / Biaya Dari Transaksi ?” jawabannya “Ya“. Semua akan dikenakan transaksi (saat ini) sekitar kurang lebih 5%. Ini adalah biaya administrasi dari transaksim bukan biaya bulanan PayPal. Setiap transaksi dilindungi keamanan PayPal.

Selamat mencoba !

Masih bingung ? Lihat : Video tutorial cara membuat faktur PayPal.