Ketika kamu menerima data yang cukup banyak dalam file Excel dan tidak berurutan posisinya tentu akan sedikit membingungkan ketika kita hendak memeriksa data tersebut satu persatu, banyak orang biasanya memberikan warna background / highlight pada cell yang sudah dicek agar tidak kebingungan ketika ingin melanjutkan pemeriksaan data.
Tidak ada salahnya jika ingin memberikan warna background untuk menandai, namun alangkah baiknya sebelum melakukan pemeriksaan data pada file Excel kamu urutkan dulu data pada kolom tertentu misalnya dimulai dari A-Z atau 1-9 jika berupa angka.
Mengurutkan Data di Excel
Banyak yang menyebutnya pengurutan ini sebagai filter atau shorter, intinya langkah-langkah yang akan kita bahas di bawah ini adalah untuk mengurutkan data pada kolom yang ada di file Excel baik itu berupa huruf ataupun angka.
Anggpalah kamu punya data seperti pada gambar di bawah ini:
Baca Juga:
Urutkan Data (Hanya 1 Kolom)
Jika ingin mengurutkan data yang ada pada 1 kolom saja tanpa mempengaruhi kolom lainnya, kamu bisa lakukan:
- Blok 1 kolom yang ingin diurutkan
- Pada daftar menu di atas, pilih Sort A-Z jika ingin mengurutkan dari huruf A ke Z. Pilih Sort Z-A jika ingin mengurutkan dari huruf Z ke A
- Akan muncul popup pemberitahuan, pilihlah Continue with the current selection
- Klik tombol Sort
Secara otomatis kolom yang diblok akan mengurutkan berdasarkan huruf yang sudah ditentukan, misalnya jika kamu memilih Sort A-Z maka susunan huruf akan dimulai dari A atau huruf yang lebih mendekati A sampai ke Z alias huruf paling belakang secara susunan alphabet akan berada di posisi paling bawah. Begitu juga jika kamu memilih Sort Z-A akan berlaku sebaliknya.
Dengan cara ini, kolom lainnya tidak akan terpengaruh. Hanya kolom yang kamu pilih yang susunannya akan diurutkan tapi kolom lainnya tetap pada posisi aslinya. Bagaimana jika ingin kolom lainnya juga terpengaruh? Lihat cara di bawah ini.
Urutkan Data (Mempengaruhi Kolom Lainnya)
Jika ingin mengurutkan 1 kolom pada Excel dan mempengaruhi kolom lainnya, lakukan hal yang sama seperti pada langkah-langkah di atas tapi ketika muncul popup pilihlah Expand the selection maka kolom lainnya akan mengikuti. Kolom lainnya akan menyesuaikan dengan kolom yang kamu urutkan.
Begitulah cara mengurutkan data pada kolom Excel, ketika mengurutkan data berupa angka menu yang tampil pada menu di pojok kanan atas akan berbeda, yaitu Sort smallest to largest dan Sort largest to smallest.
Jika ingin mengurutkan mulai angka dari yang terkecil sampai ke terbesar, maka pilihlah Sort smallest to largest. Jika ingin mengurutkan mulai dari angka yang terbesar sampai ke terkecil, pilih Sort largest to smallest.
Perlu diperhatikan, versi Excel yang berbeda bisa saja memiliki posisi menu atau penamaan menu yang berbeda-beda. Pada tutorial ini kita menggunakan Excel 2016, jika menggunakan versi berbeda, pastikan kamu mencari bagian Sort & Filter pada menu Excel untuk menemukan opsi pengurutan.